Pressemitteilungen sind die gebräuchlichste Form, Informationen an Medien weiter zu geben. Die folgende Checkliste soll helfen, die Aussendung einer Pressemitteilung detailliert zu planen:

Anlass

• Bedeutung des Anlasses prüfen, ob er eine schriftliche Mitteilung rechtfertigt
• Zuständigkeiten festlegen (Text, Versand etc.)
•  neben dem Text Bilder oder Grafiken anbieten

Zeitrahmen

• geeigneten Versandtermin festlegen
• Produktions- und Versandzeiten einplanen
• Sperrfrist nur einfügen, wenn sie notwendig und sinnvoll ist

Rechtliches

• erforderliche Genehmigungen und Einwilligungen einholen
• überlegen, ob juristische/medizinische Sachverhalte angesprochen werden
• prüfen, ob Patentrechte betroffen sind
• beachten, ob Persönlichkeitsrechte Dritter berührt werden (z. B. das Recht am eigenen Bild)

Formales

• alle Angaben zum Verein müssen auf dem neuesten Stand (Mitgliederzahlen etc.) sein
• Datum eintragen
• Absender deutlich kenntlich machen
• Ansprechpartner inklusive Telefonnummer nennen
• alle im Schreiben erwähnten Anlagen beifügen
• Briefkopf des Vereins verwenden
• gut lesbare Schriftart und -größe wählen
• genügend Rand (rechts mindestens vier Zentimeter) für Änderungen und Notizen lassen
• Zeilenabstand von 1,5 Zeilen für bessere Übersichtlichkeit beachten
• auf den Einsatz von Hervorhebungen (fett, kursiv, unterstrichen, gesperrt, Versalien, Kapitälchen etc.) verzichten
• im Falle der Veröffentlichung um ein Belegexemplar bitten

Der Briefkopf

• einheitlichen Vereins-Briefbogen verwenden
• das Vereinslogo auf dem Vereins-Briefbogen einsetzen
• auf gute Lesbarkeit der Vereinsanschrift, der Telefon- und Faxnummern sowie der Internet- und E-Mail-Adresse achten

Das Begleitschreiben

• Begleitschreiben nur mitschicken, wenn unbedingt notwendig (nie lediglich eine Pressemitteilung ankündigen)?
• im Begleitschreiben den zuständigen Ansprechpartner, seine Funktion und die Telefondurchwahl nennen
• Absendedatum angeben
• persönliche Anrede verwenden
• das Begleitschreiben enthält die korrekte Anschrift des Adressaten
• das Anschreiben erläutert den Grund für die Presseaussendung
• im Begleitschreiben gibt es Hinweise auf weitere Informationen
• auf eine Unterschrift und deren gedruckte Wiederholung achten

Der Pressetext

• eine interessante Überschrift für die Pressemitteilung finden
• Pressetext als Pressemitteilung kennzeichnen
• das Wichtigste an den Anfang des Textes stellen
• im Einstieg die W-Fragen beantworten: Was? Wer? Wo? Wann? Warum? Wie?
• gut verständlich schreiben
• objektiv berichten
• auf einen übersichtlichen Aufbau und eine klare Struktur achten

Bilder und Grafiken

• geeignete Form wählen, die die Sachaussage visuell unterstützt
• erläuternde Bildunterschrift texten
• ausreichend großes Bildformat (13 x 18 cm) wählen
• weißes, hochglänzendes Fotopapier ohne Rand verwenden (Standard)
• auf eine ausreichend hohe Bildauflösung achten
• die Bilder mit einem bilderklärenden Text und Quellenhinweis beschriften
• einen Hinweis auf das Veröffentlichungsrecht geben (z. B. „Frei zur Veröffentlichung“)?

Sonstiges Material in einer Presseaussendung

• die im Text erwähnten Personen kurz vorstellen
• einen kurzen Abriss der Vereinsgeschichte geben
• weiteres Hintergrundmaterial (zur Mannschaft, zur Sportart, zum Event, zum Sponsor etc.) beilegen

Die Pressemappe

• auf gute Lesbarkeit des Vereinsnamens achten
• das Vereinslogo gut sichtbar platzieren
• die Pressemappe dem Corporate Design des Vereins anpassen
• eine Einstecktasche für Textblätter vorsehen
• eine Einstecktasche für CDs oder Bilder einplanen

Versand

• den Verteiler dem Anlass und Inhalt entsprechend auswählen
• die Adressen des Verteilers auf den neuesten Stand bringen
• bei der Anschrift sowohl die entsprechende Redaktion als auch das richtige Ressort angeben
• das Anschreiben an einen persönlichen Ansprechpartner schicken
• die Art der Versendung dem Anlass anpassen und dem Angeschriebenen so zuschicken, wie gewünscht (Fax, Postzustellung, E-Mail etc.)?

Achtung: Dont´s

• für alle Bestandteile der Aussendung ein einheitliches Schriftbild wählen
• auf jedem Dokument ein Datum und einen Ansprechpartner nennen
• den Vereinsnamen so schreiben, wie er nach der deutschen Rechtschreibung geschrieben wird und auf Großbuchstaben zur Hervorhebung verzichten
• bei nicht vereinsinternen Zahlen die Quelle nennen

Nach der Aussendung

• auf Nachfragen vorbereiten
• weiterführendes Material oder Hintergrundinformationen bereitlegen
• Veröffentlichungen erfassen und archivieren